Hayalinizdeki Kafeyi Sıfırdan Açmak İçin Gerekenler

Giriş: Hayallerinizdeki Kafeye İlk Adım

Kahve tutkunları için bir kafe sahibi olmak, sadece bir iş kurmak değil; aynı zamanda tutkularını işe dönüştürmenin bir yoludur. Peki sıfırdan bir kafe açmak ne kadar kolay? Hayalden gerçeğe geçmek için nelere ihtiyaç var?

1. Vizyonunuzu Belirleyin: Kafeniz Ne Anlatıyor?

• Konsept belirleme: 3. nesil kahveci mi? Vintage mi? Minimalist mi?

• Hedef kitle: Öğrenciler mi, genç profesyoneller mi, aileler mi?

• Mekân ruhu: Hikâyeniz ne olacak?

2. İş Planı Hazırlığı: Hayal + Plan = Başarı

• Gider kalemleri: Kira, ekipman, personel, ürün tedariki

• Gelir tahmini ve kar-zarar analizi

• Rakip analizi ve SWOT değerlendirmesi

• Lokasyon seçimi: Yaya trafiği, görünürlük, ulaşılabilirlik

3. Resmi İşlemler ve Belgeler

• Vergi levhası ve ticaret sicil kaydı

• Gıda işletme ruhsatı ve belediye izinleri

• SGK kayıtları, işyeri açılış bildirimi

• Gerekli sertifikalar: Hijyen, yangın güvenliği vb.

4. Mekân ve Tasarım: İnsanlar Ruhunuza Oturmaya Gelecek

• İç mimari & atmosfer: Aydınlatma, masa düzeni, müzik

• Barista alanı ve misafir alanı dengesi

• Instagram’a uygun köşeler ve fotojenik detaylar

5. Ekipman ve Tedarik

• Kahve makinesi, öğütücü, tartı, demleme ekipmanları

• Bardak, tabak, masa ekipmanları

• Tedarikçiler: Kahve çekirdeği, süt, tatlı ürünleri

6. Menü ve Ürün Geliştirme

• Ana ürünler: Espresso bazlı içecekler, filtre kahve, çaylar

• Yan ürünler: Tatlılar, sandviçler, atıştırmalıklar

• Fark yaratmak: Özel reçeteler, vegan/glütensiz seçenekler

7. Personel ve Eğitim

• Barista ve servis personeli seçim kriterleri

• Eğitim programları: Kahve bilgisi, müşteri ilişkileri

• Takım ruhu ve marka temsilciliği

8. Pazarlama ve Açılış Stratejisi

• Sosyal medya hazırlığı: Instagram, Google My Business

• Açılış kampanyası: Ücretsiz tadım, influencer davetleri

• Sadakat sistemleri: Puan kartları, uygulama entegrasyonu

9. Sürdürülebilirlik ve Geri Bildirim

• Müşteri yorumlarına açık olmak

• Atık yönetimi ve çevreci yaklaşımlar

• Sürekli yenilik ve menü güncellemeleri

Kafe Açmak İçin Gerekli İzinler Nelerdir?

Bir kafenin açılış sürecinde resmî kurumlardan alınması gereken izinler çeşitlilik gösterir. Bu izinler şu şekilde sıralanabilir:

• İşe başlama formu doldurularak vergi dairesine müracaat edilir ve vergi açılışı yapılır.
• Vergi açılışının bir diğer önemli tamamlayıcısı olarak işletmeye ait finansal işlemlerin kaydını tutmak için ödeme kaydedici cihaz edinilir.
• Kafe işletmesinin yasal statüsünü belirleyerek iş yeri açma ruhsatı alabilmek için gerekli belgelerle birlikte belediyeye başvurulur.
• Ticaret Odasına kayıt yaptırılması gerekir. Kafenin faaliyete başlamasından sonraki 15 günlük süre içinde ticaret odasına yapılan bildirimler geçerlidir.
• Esnaf ve Sanatkarlar Odasına belgeler teslim edilerek işletmenin kaydı yapılır.
• Çalıştırılan personel için SGK iş yeri tescili ve kafe sahibinin gerekli koşulları sağlaması hâlinde Bağ-Kur işlemleri gerçekleştirilir.
• İlçe Tarım ve Orman Müdürlüğünden gıda işletme kayıt belgesi alınır.
• Kafe konseptinde alkol veya nargile sunumu varsa alkol satış izin belgesi ve nargilelik tütün mamulü sunum uygunluk belgesi alınmalıdır.
• Eğer kafede canlı müzik hizmeti de verilecekse canlı müzik yayın izni de alınması gerekir. İş yerlerine yetkili idarelerin en üst amiri veya bunların görevlendireceği kişi tarafından canlı müzik izni verilir. İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatlarına İlişkin Yönetmeliğin 38. maddesinde 30/11/2022 tarihli ve 32029 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Çevresel Gürültü Kontrol Yönetmeliği hükümlerine göre müzik yayını yapılabileceği belirtilmiştir.
• Halk Eğitim Merkezleri tarafından verilen hijyen eğitimlerine başvurarak Milli Eğitim Bakanlığı onaylı hijyen belgesinin edinilmesi de kafe için gerekli izinler arasındadır.

Kafe Açmak İçin Gerekli Belgeler Nelerdir?

Kafe açılış işlemleri için gerekli yasal belgeler belirlenen lokasyondaki resmî kuruluşlara göre farklılık gösterebilir. Bunun yanı sıra kafe açılışını yapanın şahıs ve şirket olmasına göre de farklı belgelerin talep edilmesi söz konusudur. Farklı kurum ve kuruluşlara verilmesi gereken belgeler genellikle şunlardır:

Vergi Dairesine Verilecek Belgeler

Vergi dairesine verilmesi gereken belgeler şunlardır:

• Noter onaylı nüfus cüzdanı sureti,
• İkametgâh belgesi,
• İşe başlama tutanağı,
• İmza beyannamesi,
• İş yeri kira sözleşmesi veya tapu senedi,
• Başvuru dilekçesi.

İlçe Belediyesine Verilecek Belgeler

Belediyeler tarafından talep edilen belgeler şunlardır:

• Onaylı T.C. kimlik kartı fotokopisi,
• Adli sicil kaydı,
• Vergi levhası,
• Yetkilinin/yetkililerin imza sirküleri,
• İlgili daire başkanlığınca onaylı mimari proje,
• İş yeri açma dilekçesi,
• Kira sözleşmesi veya tapu senedi,
• İş yeri tapuda konut olarak belirtilmişse kat mülkiyeti sahiplerinin kafe açılışı hakkında oy birliği kararını gösteren dilekçe,
• Esnaf odasına kayıt belgesi,
• Ustalık belgesi,
• İtfaiye uygunluk raporu ve yangın söndürme tüpü dolum belgesi,
• Sıhhi iş yeri açma ve çalışma ruhsatı başvuru/beyan formu,
• Faaliyet belgesi,
• Hijyen belgesi.

Ticaret Odasına Verilecek Belgeler (Limited Şirketler İçin)

Ticaret Odasına verilecek belgeler şu şekildedir:

• Başvuru dilekçesi,
• T.C. kimlik kartı fotokopisi,
• Vergi levhası,
• İkametgâh belgesi,
• İş yeri kira sözleşmesi veya tapusu,
• İmza beyannamesi.

Ayrıca bakınız

Kahve ve İş

Kim Bu Barista? Ne iş Yapar?

Esnaf ve Sanatkarlar Odasına Verilecek Belgeler (Şahıs Şirketleri İçin)

Kafe açmak için esnaf ve sanatkarlar odasına verilecek belgeler şunlardır:

• T.C. kimlik kartı fotokopisi,
• Vergi levhası,
• İkametgâh belgesi,
• Ustalık belgesi.

Kafe Açmak İçin Ustalık Belgesi Nereden Alınır?

Ustalık belgesi için mesleki eğitim merkezleri yetkilendirilmiştir. Öncelikle merkezlere müracaat etmek ve düzenlenen eğitimlere katılmak gerekir. Eğitim sonunda gerçekleştirilen sınavda başarılı olan adaylar, ustalık belgesini almaya hak kazanır. Bunun yanı sıra İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatlarına İlişkin Yönetmelik’in 09/06/2020 tarihli ek 2. maddesinde mesleki veya teknik ortaöğretim kurumlarının ilgili alanlarından mezuniyet diploması ya da üniversitelerin ilgili lisans ve ön lisans bölümlerinden mezun olduğunu gösterir diplomaların ustalık belgesi için yeterli olduğu belirtilmiştir.

Kafe Açmak İçin Gerekli Malzemeler ve Fiyatları

Kafe açmak için gerekli malzemeler sunulacak hizmetlere ve konsepte göre değişkenlik gösterir. Ancak neredeyse her konseptte yer alacak bazı malzemeler bulunur. Genel itibarıyla kafe açmak için gerekli malzemeler ile ortalama fiyatları şöyle sıralanabilir:

• Mobilya ve Dekorasyon: Masa, sandalye, aydınlatma, tezgâh, raflar ve çeşitli aksesuarlar bu kapsama girer. Oturma alanları ve diğer temel dekorasyon malzemeleri için minimum 40.000-90.000₺
• Temel Ekipmanlar ve Demirbaşlar: Kahve makinesi, espresso makinesi, buz makinesi, buz blenderi, tezgâh, soğutucu vitrin gibi ürünler için 80.000₺ ila 250.000₺. Kahve makineleri gün geçtikçe, gelişen teknolojiyle beraber pahalanmaktadır. Sıfır bir ticari espresso makinesi, 150.000₺’den başlayarak marka ve teknolojisine göre 500.000₺’yi geçebilmektedir. Bu yüzden temiz, bakımlı bir ikinci el espresso makinesi,  başlangıç için bir tercih olabilir.
• Mutfak Malzemeleri: Sunulacak ürünler için gerekli olan temel mutfak araç ve gereçleri. Fırın, tencere, tava, mikser, bulaşık makinesi gibi ürünler için 40.000 ila 95.000₺
• Malzeme ve Stok: Çay, kahve, süt ve süt ürünleri, şuruplar, soslar, ikramlıklar gibi ürünlerin maliyeti 10.500-25.000₺
• Sunum ve Servis Gereçleri: Servis sırasında kullanılan tüm gereçler sayılabilir. Tabak, çatal-bıçak, bardak servis tepsisi ve benzeri ürünler ortalama 15.000-50.000₺
• Temizlik ve Hijyene Yönelik Malzemeler: İşletmenin tuvalet, mutfak bölümleri ve oturma alanlarının her biri için gerekli olan tüm hijyen ürünleri. Sabunlar, deterjanlar, kâğıt havlular, çöp kutuları ve benzeri ürünlerin ortalama fiyatları 15.000 ila 20.000₺
• Teknik Donanım: Yazar kasa POS cihazı, bilgisayar veya tablet, güvenlik kamerası ve hoparlör sistemleri kafe için gerekli malzemeler listesinde yer alır. Bu ürünler de minimum 35.000₺-50.000₺ civarındadır. Bankalar, yapacağınız anlaşmalara göre yazar kasa pos cihazlarını ücretsiz sağlayabilmekteler. Yazılım firmaları da uygun kampanyalarla bilgisayarları ve tabletleri yazılımla birlikte verebilmektedir.
• Diğer Giderler: Ruhsat ve lisans ücretleri, reklam ve pazarlama giderleri gibi giderler için 15.500 ila 30.000₺

Kafe için gerekli olan malzemeler farklı kategorilerde birçok çeşide ayrılabilir. Bu malzemelerin fiyatları temin edildiği döneme, miktara, çoklu alıma ve kaliteye göre değişiklik gösterir. Bölgeden bölgeye önemli farklar gösteren kira ve aidat bedellerinin, teknik donanım için gerekli olan elektronik cihazların burada örneklenmediğini ayrıca belirtmek gerekir.

Kafe Açma Maliyeti 2025

Kafe açma maliyeti işletmenin faaliyet göstereceği mekân, konsept, kira maliyeti, istihdam edilecek personel sayısıyla yiyecek ve içecek fiyatları gibi birçok etkene göre değişebilir. Mekânın büyüklüğü, personel sayısı, malzeme ve mutfak aletlerinin sayısı arttıkça başlangıç sermayesi de artar. Bu nedenle kafe açmanın maliyetini değerlendirmek son derece güçtür.

Kafe açmanın maliyeti konsepte göre değişkenlik gösterse de ortalama bir maliyet çıkarılabilir. Maliyetlerin etkilendiği bir diğer unsursa şirket türüdür. Kafe açabilmek için şahıs, limited veya anonim şirket türlerinden biri tercih edilebilir. Seçeceğiniz şirket türüne ve çalıştırdığınız personel sayısına göre de mali müşavir ücretleriniz değişebilmektedir.

Yukarıda detaylarıyla verdiğimiz harcama kalemlerine ve fiyatlara göre bir kafe açmanın 2025 yılı için minimum maliyetinin ortalama 250.000-600.000₺ dolaylarında olduğu söylenebilir. Bu maliyete kira, aidat, şirket giderleri ve varsa personel maliyetlerinin de eklenmesi gerektiği unutulmamalıdır. 2025 yılı asgari ücretine göre bir personelin işverene maliyeti aylık 30.621,48₺’dır.

Kafe Açmak İçin KOSGEB Desteği Var mı?

Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeleri Geliştirme ve Destekleme İdaresi Başkanlığı (KOSGEB) tarafından küçük ve orta ölçekli işletmelere, ekonomideki etkinliklerinin desteklenmesi ve rekabetin sağlanması amacıyla bazı destekler sunulur. Bu destekler arasında düşük faizli veya faizsiz kredi ve hibe gibi finansman destekler ve KOBİ’lerin ihtiyaç duyabileceği girişimcilik, finans, yönetim ve pazarlama gibi çeşitli alanlarda eğitim hizmetleri yer alır.

KOSGEB’in desteklediği sektörler liste hâlinde sunulur. Bu listede yiyecek ve içecek hizmet faaliyetlerine yer verilmiştir. Dolayısıyla gerekli şartları sağlayan KOBİ’ler için KOSGEB desteği öngörüldüğünü söylemek mümkündür. Desteklerden yararlanmak için somut bir projenin varlığı arandığından kafe açmak isteyen girişimcilerin projelerini doğru ve planlı bir şekilde oluşturmaları önemlidir.

KOSGEB, girişimcilere İş Kurma Desteği kapsamında geri ödemesiz olarak yüzde 100 destek oranıyla geri ödemesiz kuruluş ve personel desteği sağlar. Kuruluş desteği şahıs işletmeleri için 10.000₺; sermaye şirketi statüsünde kurulmuş olan işletmeler için 20.000₺  tutarındadır.

Girişimcinin genç, kadın, engelli, gazi veya birinci derecede şehit yakını olması durumundaysa kuruluş desteği tutarına 10.000₺ daha eklenir. Ayrıca 3 yıl boyunca çalışanı olduğu her yıl için 1 aylık brüt asgari ücretin işverene toplam maliyeti kadar destek sağlanır. Bu destekten yararlanmak için işletmenin vergi mükellefiyetinin devam etmesi şartı aranır.

Sonuç: Kendi Kahve Yolculuğunuzu Başlatın

Kafe açmak; sabır, yaratıcılık ve tutkuyla örülmüş bir yolculuktur. Zorlukları olacaktır ama kahve kokusu eşliğinde kendi dünyanızı yaratmanın hazzı, tüm bu emeğe değer. Belki de bir gün, sizin kahvenizle başkalarının da hayali uyanacak…

Yararlanılan Kaynaklar

https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=3308&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5

https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.5.634.pdf

https://istanbul.tarimorman.gov.tr/

https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=14646&MevzuatTur=7&MevzuatTertip=5